O doc.track oferece uma solução completa para a gestão dos documentos existentes na empresa. Sendo particularmente indicado para empresas que gerem uma grande quantidade de documentos/processos como é o caso de gabinetes de advocacia, solicitadores, câmaras municipais, etc.

O doc.track é composto por dois módulos: o backoffice e arquivo. O módulo de backoffice disponibiliza todas as funcionalidades da aplicação, e o módulo para arquivo, possibilita o registo automatizado do ciclo de vida dos documentos.

Características principais:

• Possibilidade de coabitação das tecnologias RFID e código de barras;
• A identificação pode ser feita por documento ou por outra quantidade específica que se considere relevante;
• Possibilidade de gestão dos documentos em localizações distintas (inclusivé em entidades externas à empresa);
• Registo automático dos movimentos dos documentos ao longo do seu ciclo de vida;
• Gestão de utilizadores e perfis de utilizadores;
• Garantia de rastreabilidade dos documentos/processos;
• Possibilidade de definição de “workflows”;
• Possibilidade de definição das capacidades dos arquivos;
• Geração de reports com os movimentos de todos os documentos, por utilizador, data, tipo de produto ou transacção;
• Determinação em tempo real da localização de todos os documentos.

Figura 1: doc.track - Exemplo de funcionamento

Benefícios:

• Monitorização em tempo real dos documentos, quer seja dentro ou fora da empresa;
• Aumento da satisfação dos clientes resultante do aumento da celeridade na análise dos documentos;
• Redução dos custos com pessoal;
• Determinação de custos mais precisa;
• Integração com plataformas de controlos de acessos (access.track) e sensores de vária ordem (incêndio, intrusão, cheias, etc);
• A sua arquitectura modular permite a integração fácil com outras aplicações, evitando assim incorrer em custos desnecessários.
  

Facilmente se percebe que o doc.track é uma solução que trará à sua empresa grandes benefícios em termos de redução de custos e de tempo com a gestão dos seus documentos/processos, contribuindo assim de forma significativa para a optimização dos seus processos de negócio.